【休職経験者】診断書を郵送で送る方法と添え状例文（コピペOK）

どうも、うつ病で休職して、毎月診断書を会社に郵送していたゴローです。

休職することになった場合には、このような悩みや疑問をお持ちだと思います。

僕も休職して初めて診断書を郵送する時と休職期間をはじめて延長する必要がでた時に、同じようなことを考えていました。

実は、休職に関する法律はありません。

そのため、会社ごとに就業規則で取り決めていますが、提出時の診断書の提出方法を決めているケースはないと思いますので、マナーの範囲でどのように提出するか考える必要があります。

この記事では、僕が実際に郵送したときの文章を紹介しますので、そのまま利用することができます。（コピペOKです）

抑えるべきポイントだけ抑えて、ゆっくりと療養に専念してくださいね。

休職するための診断書は郵送でOK

休職するための診断書を郵送で送ることは、なにも問題がありません。

むしろ、医者から「今は仕事せずに療養に専念しなさい」と言われている訳ですから、郵送が普通だと思います。

会社に行って、仕事ではなく休職手続きだけすることも問題ありませんが、体調が悪いのに、わざわざ行く必要もないと思います。

電話で状況の説明と郵送で手続きは完了するはずです。

郵送前に電話をする？しない？

休職期間に初めて入るときは、電話をしたほうがよいと思います。

連絡なしで、急に診断書と休職願いが来たら、会社もびっくりしますからね。

でも、電話で話す内容は簡単でいいと思います。

僕の場合は、自分で話をすることができない状況だったので、家族が電話してくれたのですが、僕は以下のようなことだけ伝えてもらいしました。

「医者から仕事を休むように言われています。診断書を郵送しますので、ご確認ください。」

会社から本人と話をしたいと言われたそうですが、「今はそういう状態でない」と伝えてもらいました。

あなたの病状次第でどこまで話をするか決めればよいと思いますが、負担にならない程度に「医者から休め」と言われているので、休職したいと電話でお願いすればよいと思います。

僕は2回目の休職延長の時までは郵送前に電話で連絡していましたが、それ以降は郵送のみにしました。

なぜなら、上司が出張などで会社に不在だったことが多くて何度も掛け直したりしていたからですね。
療養中に何度も電話するのは、思ったよりストレスです。

それに、郵送すれば、翌日には会社に届いていたので、電話連絡するのを止めました。

いつまでに出せばよいの？

医師から診断書をもらったら、速やかに郵送しましょう。

2回目以降は、前回の診断書で書いてもらった休職期間の最終日より前に届くようにしましょう。

例えば、9月末までの診断書だったのであれば、10月になってから届くように診断書を送るのではなく、9月中には10月1日からも休む必要があるとの診断書を送る必要があります。

普通郵便で郵送してよいの？

普通郵便でも構いませんが、記録が、残るものがよいでしょう。

なぜなら、郵便事故で届かずに、会社とトラブルになることを避けたいからです。
また、診断書を再発行してもらうにしても、1通4000円-5000円かかりますからね。

僕はレターパックライト（370円）で送っていました。

レターパックは、郵便事故の損害賠償の対象ではなく、郵便受けに投函されるだけですが、追跡サービスがついているので、会社が受領したかどうかがわかり、郵便局にも状況を確認することができるからです。

休職願は提出する必要があるの？

会社によっては休職願のフォーマットがあって、提出を求められるかもしれません。
僕の場合は、休職願は提出していません。
診断書を郵送するときに、休みたいと添え状に書いただけです。

診断書のみ郵送すればよいの？

診断書だけでなく、簡単な添え状を同封しておくとよいでしょう。

傷病手当金などの手当の書類も一緒に郵送しておくと無駄がありません。

初回郵送時の添え状

僕が郵送した時の文章です。コピペOKですので、ご活用ください。

※僕の会社は中小企業で総務部や人事部はなく、最終的には社長が決めることになっていたので、上司ではなく、社長宛に送っていました。

あなたの会社の状況により直属の上司や総務部、人事部長宛に変更してください。

会社から特に指示がなければ、初回は直属の上司で良いと思います。2回目以降に会社から指示があれば変更しましょう。

****************
〇〇社長

本日、体調不良のため、医師の診察を受けたところ、同封した診断書の通り、休職するよう指示がありました。
急にお休みすることになり、申し訳ありません。

一日でも早く復帰できるように、療養したいと思いますので、医師の指示があった期間、休職させていただければと思います。

ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

○月○日　氏名

2回目以降の添え状

僕が郵送した時の例文です。コピペOKですので、ご活用ください。

****************
〇〇社長

本日、医師の診察を受けたところ、同封した診断書の通り、休職するよう指示がありました。

※良くなってきているようなエピソードやリハビリの様子などを追記

例1:少しずつ睡眠が取れるようになってきましたが、

例2:リハビリで歩けるようになってきましたが、

まだ、復職することができず、申し訳ありません。

一日でも早く復帰できるように、療養したいと思いますので、医師の指示があった期間、休職させていただければと思います。

ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

○月○日　氏名

休職期間満了より長い期間休職しなくてはならなくなった場合

僕の場合は会社もずさんだったので、休職した時に就業規則で休職できる期間についての説明はありませんでしたが、通常は会社から説明があり、期間中に復職できない場合は退職扱いです。
自然退職という表現を使ったりしていますが、解雇です。

もし、あなたの休職する理由となった病気の原因が、仕事であれば、休職期間満了で退職になる心配はありません。

しかし、業務上のケガで同僚が見ていたような場合を除けば、会社が責任を認め、労災手続きをすすんで行うことは少ないでしょう。

特に病気の場合は会社に認めてもらうのには、証拠を集めて、労働基準監督署の審査や裁判手続きをしなければ困難です。

労災の審査自体も、うつ病などの精神障害の場合には最低でも半年はかかります。1年や2年かかることも珍しくありません。

僕の場合は比較的早く審査から7ヶ月で認定されましたが、申請する準備期間も入れると1年以上はゆうにかかっています。

実は、僕が在籍していた会社では、休職期間は2ヶ月しかありませんでした。
休職前に就業規則を確認しておらず、休職期間満了がいつになるのかわからず、会社からも特には言われていませんでした。

休職期間が半年を過ぎたころから退職勧奨されるようになり、僕も労災申請を手続きを始めた頃、急に就業規則を持ち出して本来2ヶ月であったと会社は主張してくるようになり、休職期間満了で退職になったという離職票が郵送されてきました。

後々、労災が認められたため、休職期間満了で退職した離職票は無効で訂正することになりましたが、当時は一旦退職したことになっているので、失業保険の支給開始の延長手続きや、健康保険や年金の切り替え手続きが必要になりました。

失業保険の手続きの際には、仮受給の手続きをすることが重要です。なぜなら、退職を認めたと取られてしまう可能性があるからです。

また、離職理由も本来と違うのであれば、異議申し立てをしておく必要があります。

自己都合退職になっていれば、失業手当の支給開始は3ヶ月と7日間後からになりますが、会社都合や労働環境が悪かったりしたために退職せざる得なかった人は特定理由離職者として待機期間が7日間で支給が開始され、支給日数も自己都合より多くなります。

会社とトラブルになりそうな場合は、事前に労働事件に強い弁護士に相談することをオススメします。

【まとめ】診断書郵送時のポイント

最後にゴローからのエール

ここまでご覧いただき、ありがとうございます。
休職中で療養中の中、読むのも大変だったのではないでしょうか。お疲れ様です。

僕もはじめて休職するときは、診断書の郵送ひとつとっても、どうやったらいいのか迷いながら進めていました。

郵送の手続自体はマナーが重要ですが、休職が長くなると解雇されてしまうリスクがあります。

会社の対応や自分の病状と相談しながら、進めていってくださいね。

もし、不当に解雇されてしまいそうなら、早めに弁護士に相談しましょう。

このサイトの情報があなたの新しい生活を始めるきっかけづくりになればうれしく思います。